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	パソコン整理術
あのファイルはどこ？メールがたまってグチャグチャ！昨日見たホームページをもう一度見たいけどどれだったっけ？・・・ 　というように、パソコンはとても便利ですが、使えば使うほど整理をキチンとしていないと、ストレスフルな道具になってしまいます。 　知ってれば得をする効率アップのパソコン整理術をご紹介します。
presented by AKKO（パソコンインストラクター）
注）このサイトのパソコン整理術はWindowsXP環境で紹介しています。OSのバージョンによっては画面設定などが説明と合わないところがございます。 　　　また、アドバイスとして紹介するもので、パソコンの不具合が生じた場合はこれを保証するものではありませんので予め、ご了承ください。
パソコン整理術　その6 　メール整理・仕分け方法　その�@ 2008.11.1 今回と次回の２本立てで電子メールの整理方法＆ワンポイントをお届けします。 携帯メールもお手軽で便利ですが、パソコンメールも使い方をマスターすると、とても便利で快適でいろんなことができるツールになります。 お仕事やサークルなどで使っている方は、必須アイテムですよねっ。 写真はもちろん、書類のやり取りから、打合せなどのアポ取りなどなど、、。 １回目は基本的な操作。２回目は応用編でお送りします。 まず、メールの整理の基本として仕分けが重要です。 届いたメールが全て受信トレイに入っていて、後から探すのに一苦労！とか、ＤＭなども入ってくるので気付いたら未読メールが何百通たまっていた！とか、そういった経験がある方もいらっしゃると思います。 まずは、受信トレイの整理する第１ステップ「フォルダを作ってジャンルごとに仕分けする」方法をご紹介します。 【メールをフォルダを作ってジャンルごとに仕分けする】 保存しておくメールについては、新しくフォルダを作成し、ジャンルごとに分類して保存しておくと便利です。 ＜STEP1＞ ［受信トレイ］を右クリックし、ショートカットメニューより［フォルダの作成］をクリックする。 ＜STEP2＞ ［フォルダの作成］で［フォルダ名］欄にフォルダ名を入力し、［ＯＫ］をクリックする。 ※自分で分かりやすい名前を付けてください。 　　 ＜STEP3＞ 受信トレイなどより、作成したフォルダに移動したいメールを選択し、ドラッグアンドドロップする。 複数のメールを移動する場合［Ctrl］』キーを押しながら選択、又は［Shift］キーを押し選択後、ドラッグ＆ドロップする。 なお、[Ctrl]キーを押しながらドラッグ＆ドロップすると、コピーメールがフォルダにコピーされます。 　　 受信メールが溜まると、目的のメールが探しにくくなります。 定期的にメールは整理、いらないものは削除しましょう。 【不要メールを削除する】 ＜STEP1＞ 受信トレイで不要なメールを［Ｃｔｒｌ］キーを押しながら選択し、ツールバーの［削除］をクリックするか、右クリックし、ショートカットメニューより［削除］をクリックします。 ３つ以上連続するメールを削除する場合は、先頭のメールをクリックした後、［Ｓｈｉｆｔ］キーを押しながら削除したい最終のメールをクリックすると、選択の手間が省けます。 　　 ＜STEP2＞ ［削除済みアイテム］を右クリックし、ショートカットメニューから［［削除済みアイテム］フォルダを空にする］ をクリックする。 　　 ＜STEP3＞ ダイアログ［［削除済みアイテム］フォルダのアイテムを完全に削除します。よろしいですか］で［はい］をクリックする。 ※STEP1の状態では［削除済みアイテム］に移動するだけで実際は削除されません。STEP3まで完了することで削除が完了します。 【メールの並びかえ】 メールをフォルダ分けするにあたって、送信者ごとに並べ替えをしてあげると、仕分けしやすいです。 メールの一覧の上部、項目名をクリックすると、並び替えができます。 例えば、、 ●「受信日時」でクリックすると、受信した日時の新しい順、古い順 ●「送信者」でクリックすると、送信者順 といった感じで並び変わります。 なので、送信者で並び替えるとフォルダ分けの際に一気にまとめて移動が可能です。 続いて、アドレス帳も受信メールと同様、 会社毎やサークル別などでフォルダ分けしておくと送信の際、アドレスを手早く探せます。 【アドレス帳のフォルダを作成し、連絡先を整理する】 ＜STEP1＞ ツールバーの［アドレス］をクリックするか、メニューの［ツール］より［アドレス］をクリックし、アドレス帳を開きます。 ＜STEP2＞ ツールバーの［新規作成］より［フォルダの作成］をクリックします。 ＜STEP3＞ ［プロパティ］でフォルダ名を入力し、［ＯＫ］をクリックします。 ＜STEP4＞ 作成したフォルダへ移動するアドレスをドラッグして移動します。 続いて、複数の方に同時にメールを送る機会が多い方、 例えば、サークルのメンバーに定期的に連絡するなど、メンバーを予め登録しておけば あっという間にアドレス指定が可能です。 【グループ分けして同時にメールを送る】 ＜STEP1＞ アドレス帳を開き、 ツールバーの［新規作成］より［新しいグループ］をクリックします。 ＜STEP2＞ ［プロパティ］の［グループ］タブの［グループ名］欄にグループ名を入力し、［選択］をクリックする。 ＜STEP3＞ ［グループのメンバ選択］で［Ｃｔｒｌ］キーを押しながら、メンバに設定する名前を指定後、［選択］をクリックし、［ＯＫ］をクリックする。 ＜STEP4＞ ［プロパティ］ウィンドウに戻ったら、［グループのメンバ］を確認し、問題がなければ［ＯＫ］をクリックする。 グループを使って送信する場合は、 アドレスを選択するのと同様にグループ名を指定すると、グループメンバー全員に一斉にメールを送信することが可能です。 いかがですか？ 今回はメールの色んな機能をご紹介しました。 パソコンメールも整理や仕分け次第で、格段に快適に使うことができますよっ。 次回はもっと便利な業をご紹介します。 お楽しみにっ！ 次回は、電子メールの整理法・第2弾〜届いたメールを受信と同時にジャンル分けの優れ技を紹介します。 ページトップへ パソコン整理術　その5 　たまった写真はＣＤ−Ｒで場所もとらず長期保存 2008.9.29 CD-R、DVD-Rは最近はすっかり値段も安くなりましたね。 昔は1枚100円くらいしましたが、今は安いもので50枚で約1000円〜で、手に入ります。 ところで、写真を保存するときはどちらを使った方が良いのでしょう？ Point1　【用途に応じて適したメディアを選ぶ】 　 ■ CD-R ： 静止画（写真や画像） 保存容量：650MB〜700MB ■ DVD-R ： 動画（ビデオで撮影した動画やテレビや映画などの動画） 保存容量：4.3GB（4300MB） 最近よく耳にするブルーレイの保存容量は、なんとDVDの5倍といわれてます（片面25GB（25000MB）、2層の場合50GB） 例えば、デジカメで撮影した写真のサイズを1MBとしても CD-Rだと650〜700枚も保存できるんです。 私の所有するデジカメは200万画素というかなり古い型なので、 1枚が200KB（0.2MB）程度なので、さらに沢山保存できます。（3,000枚以上！） ちなみに・・・写真のサイズは［表示］→［詳細］から確認できますよ！ CD-RやCD-RWなどに写真などを保存する方法は下記をご覧くださいね。 マイクロソフトのサポートページ 【ファイルを書き込み可能 CD (CD-R) へコピーするには】 http://support.microsoft.com/kb/883184/ja せっかくCDアルバムを作ったのなら、どんな写真が入っているか表紙となるラベルも作りたいですね！ ディスクの表側に直接印刷できるCDもありますし、 CDラベルの専用用紙も市販で販売されています。 旅行の写真はその写真を表紙にすると、何の写真集かすぐにわかりやすくなりますよ。 もしくは DVDなどの場合、映画のタイトルをHPからコピーしてオリジナルラベルを作る方法もあります。 しかし、これには著作権の注意が必要です。 （個人の趣味レベルで使用するには問題ないと思いますが、誰かに有料で譲るなど営利目的では使用できません。著作権にはくれぐれもご注意を） 最近はラベル印刷専用のフリーソフトもあるみたいなので、インターネットで探してみるといいかもしれません。 参考までに下記のフリーソフトをご紹介します。 「窓の杜」は便利なソフトがフリーでたくさん紹介されていて便利ですよ。 （中には有料のもの・シェアウェアもありますので、ダウンロードの前に必ず確認してみてください） 「窓の杜」フリーソフト 【ラベル屋さんHOME（フリーの多機能ラベル印刷ソフト）】 http://www.forest.impress.co.jp/lib/offc/print/printcard/labelyahome.html 私は横着者なのでなので、直接CD-Rの表側に油性マジックなどで直接書き込むころが多いですっ。 ここでちょっと補足です。 ★補足1） CD（DVD）とCD-R（DVD-R）とCD-RW（DVD-RW）との違いって何？？ 一言で言うと、 　 ■ CD ： 読み取り専用（書き込みできない） 　 ■ CD-R ： 1回しか書き込みができない ←写真の保存にはCD-Rで十分です。 （保管用なので何回も書き込んだり、消したりしないから） ■ CD-RW ： 何回も書き込みができる CD、CD-R、CD-RWの違いをもっと具体的に紹介したページがコチラ 【リコーおもしろ科学館】 http://www.ricoh.co.jp/omoshiro/cd/cd.html ★補足2）テプラのラベルは要注意 粘着力のないタイプのテプラでディスクのタイトルを作るとドライブ内での回転と熱で中ではがれてしまうことがあります。 最悪、CDドライブの分解修理を余儀なくされますのでご注意を。。。 （私は一度やってしまった苦い経験があります） 次回は、電子メールの整理法・第1弾〜受信メールのトレイを作って、相手ごとにポストを作ろう〜です！ ページトップへ パソコン整理術　その4 　写真は専用フォルダで便利に使えて、整理もラクラク 2008.8.31 デジカメで写真を撮影した場合の整理法です。 カメラやパソコンに付属した整理ソフトも便利ですが、Windowsに標準に入っている専用フォルダもなかなかの優れものですよ！ ファイル名の付け方、フォルダ（整理箱）の作り方は「パソコン整理術〜その2」、「パソコン整理術〜その3」でお話した通りです。 そして、ファイルの整理方法は、エクセルやワードなどのファイルであろうと、写真であろうと同じですっ。 デジカメをパソコンにつなぐと、写真の取り込みウィザードが起動します。 その作業内容に沿って写真を取り込むことができます。 マイクロソフトのサポートページ 【コンピュータにデジタル カメラの画像を取り込むには】 http://support.microsoft.com/kb/880827/ja その際に「パソコン整理術〜その3」でご紹介したファイル名の付け方、フォルダ名の付け方を参考にしてください。 その際に、ポイントとして、 写真を保存するフォルダは「My picture（マイピクチャ）」内に作ると、メンテナンスや閲覧がぐんと楽になります。 ※「My picture」は「My document」フォルダ内にあります。 Point1　【写真の保存フォルダは「My picture」にする】 「My picture」に保存しておくと、下記のような写真ファイルにとても便利な機能が入っています。 ■スライドショーを表示する ■オンラインでプリントを注文する ■画像（写真）を印刷する ■CDにコピーする など、便利なツールが用意されています。 例えば印刷なんかは、用紙サイズや印刷レイアウト等簡単に設定できて わざわざ専用ソフトを入れなくても便利に使えますよ。 マイクロソフトのサポートページ 【デジタル カメラの画像を簡単に印刷するには】 http://support.microsoft.com/kb/880416/ja 既に、保存している写真でテーマに基づいたファイル名にしたい場合は、 ファイルを全て選択して、（［編集］メニュー→［すべて選択］） ［ファイル］メニュー→［名前の変更］で名前を入力し、 ［Enter］キーを押すと全ての名前が共通に書き換わります。（下図�@〜�C） �@ �A �B �C 　　 そして、「写真を閲覧するときのモード」ですが 便利なモードが2通りあります。 ●1つは［縮小表示］です。 ツールバーの［表示］から［縮小版］を選びます。 これはフォルダ内の写真をサムネイル（縮小版）で、見ることができるので、わざわざファイルを開く手間が省けます。 ミニアルバムという感じでしょうか。（右図） 　　 ● 2つめは［写真］です。 ツールバーの［表示］から［写真］を選びます。 これもファイルを開かずとも写真を見ることができます。 さらに画面が上下に分かれており、 上段は写真の拡大版、下段は一覧表示で、下段の一覧表示から選んだ写真が上段の拡大版画面に表示されます。 ここでは、写真の回転（ヨコをタテにする）などもできます。（右図、下図） 　　　　　　　 Point2【写真のフォルダ表示は［縮小版表示］か［写真表示］が便利】 ただ、写真もファイル1枚ずつでも大きいもので1MBもすることもあり、 旅行や子供の写真などで、塵も積もれば・・で気づいたら莫大な量になり、 パソコンの空き容量不足に陥ることもあります。 そうなると、家と同じで窮屈になり、動きも鈍くなったりして、使いにくくなります。 写真がたまったら、CD-RかDVD-Rにコピーして、ハードディスクからは削除してしまいましょう。 そして、プリントした写真でアルバムが溢れかえっている場合は、 スキャナーで取り込んで、パソコンに保存、もしくはCD-RやDVD-Rに保存するとすっきりします。 自分でする場合はかなりの手間がかかるので、 最近フジフィルムなど写真をフィルムからデータにしてくれるサービスなども利用するといいかもしれません。 CDやDVDのメディアに保存すると データの劣化も防げますし、何より場所を取りませんよ。 次回は、たまったデータはCDやDVDで場所をとらずに永久保管！を紹介します。 ページトップへ パソコン整理術　その3 　あっという間にファイル検索可能に！ファイル命名術 2008.7.26 今回はファイル名の付け方のちょっとした一工夫をご紹介します。　この方法を心がけると、ファイル探しの手間がぐんっと減りますよ。 まず、Windowsでのファイル名の並びの法則からご紹介します。 何の気なしにファイル名を付けたときを例にとってみます。 ご覧のように［数字→アルファベット→ひらがな（カタカナ）→漢字の文字コード順］となります。 なので、思いつきでファイル名を付けると後からファイルを探すのに一苦労しそうです。 解決方法として、前回ご紹介した「テーマごとにフォルダを分ける」はもちろん ファイル名の付け方もあわせて使うと強力ですよ！ 今回はパソコンに保存する機会も多く、整理で手こずる事の多い、写真のファイル名の付け方 そして、毎月更新するような家計簿のファイルを例にとってご紹介します。 写真をパソコンに取り込んだら右図のようにファイル名ではなんの写真か分からないことがよくあります。 縮小表示すれば、写真が何かは分かりますが、ファイル名をもとに整理したり、探したりするときには不便です。 ここで、ファイル名の付け方ポイント紹介！ Point1　【写真のテーマをファイル名にする】 Point2　【同じテーマの写真のファイル名の最後に通し番号を入れる】 撮影したときのテーマをファイル名にします。 ファイル名を見ただけで、どの場面で撮った写真かわかります。プリントショップに出すとき、 ファイルをコピーするとき便利ですよ。 そして、通し番号を入れると撮影順に並び変わります。 　 Point 3　【同じテーマのファイル名の頭に撮影日を入れる】 さらに、ファイル名の頭に撮影日を入れます（西暦下2桁＋月2桁＋日2桁）。 すると撮影日順に並び変ります。 これでさらにファイルを見つけやすくなりますね！ ファイルが増えたらフォルダにまとめ、フォルダ名の頭に撮影日を入れると更にスッキリまとまりますよ。 　　 家計簿の場合も同様、頭に該当年月を入れると、古いもの順に並んで探しやすいです。 　　 ここで、補足。。。 とっさに「エクセルで作った○○を探したい！」とか、「最近作ったはずなんだけどたくさんあって見つからない」という場合、こんな探し方もありますよ。 ファイルを表示している画面で、［表示］→［詳細］を選びます。 すると、ファイル名の横に［ファイルの種類］や［作成日］など出てきます。 それぞれの項目をクリックすると、そこをキーに［昇順］、［降順］を切り替えられます。 　　 ●「ファイルの種類順」に並べ替えた場合 　　 ●「作成日の新しいもの順」に並べ替えた場合 いかがですか？ ファイル名の付け方のちょっとした工夫で、パソコンの中もスッキリストレス解消間違いなし！ 　　 次回は、写真を専用フォルダで幅広く活用する方法をご紹介します。 ページトップへ パソコン整理術　その2 　ファイルの整理棚を作ろう！ 2008.6.30 今回はファイルの整理についてご紹介します。 みなさんまずは「ファイル」と「フォルダ」の違いはご存知ですか？ 　 「ファイル」： 書類や写真などのデータ （ファイルイメージ） 　 「フォルダ」： ファイルをまとめる入れ物 （フォルダイメージ） 例えば、上記のように、エクセルで家計簿を作って、「08年4月分」「08年5月分」「08年6月分」とファイル名を付けます。 この1つずつが「ファイル」です。 そして、この家計簿ファイルをまとめて、「家計簿」という入れ物に入れます。 この入れ物が「フォルダ」です。 パソコンを頻繁に利用すると、このファイルがどんどん増えていきます。 使い勝手のいい「マイドキュメント」（Windowsにデフォルトで用意されているフォルダ）にどんどん保存していくと、気付いたらどれがどのファイルなのか分からなくなって、探すのにも時間がかかるし、最悪の場合は作ったのも忘れて、同じものを2度作ってしまうことにもなりかねません。 そういった時間や作業の手間を省くためにもパソコン内のファイルやフォルダ整理は欠かせません。 　 Point 【テーマごとに分かりやすいフォルダ名をつけましょう。】 では、フォルダの作り方からご紹介します。 今回は、家計簿ファイルと画像ファイルが混在している場合を想定して、 テーマごとにフォルダ分けします。 �@[新しいフォルダを作成する]をクリックすると、同ウィンドウ上にフォルダが作成されます。 �Aデフォルトで「新しいフォルダ」と入っているので、 分かりやすく「家計簿」というフォルダ名を付けます。 　　 �B家計簿ファイル（ここでは3つ）を[CTRL]キーを押しながらクリックし、選択します。 Point)ファイルやフォルダを選ぶとき、[CTRL]キーを押しながら選ぶと複数選択が同時にできます。 �C選んだファイルをドラッグし、「家計簿」フォルダに重ねます。 →移動完了！ 同様に、画像ファイルも「画像」フォルダを作って、移動します。 これで、スッキリ収納完了です。 　 マイクロソフトのサポートページ 【フォルダを作成するには】 http://support.microsoft.com/kb/882650/ja 次回は、あっという間にファイル検索可能に！ファイル命名術をご紹介します。
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パソコン整理術　その1 　パソコンの玄関「デスクトップ」を整理しよう！ 2008.5.31 パソコンを立ち上げたときにまず最初に現れる画面、それが「デスクトップ」です。 いわるゆるパソコンの「玄関」です。 パソコンをスマートに使いこなす人ほどデスクトップがスッキリしています。 パソコン自体のパフォーマンスもアップしますよ。 Point�@ 【デスクトップにはファイルは置かない】 よくこういったデスクトップを見ます。ファイルは探しにくいし、たくさんアイコンがあるとパソコンのパフォーマンスも落ちるといわれています そういったファイルは、ファイルを選んで右クリック[切り取り]→「ex)マイドキュメント」開く→[貼り付け]などで、デスクトップから移動させましょう。 　　 そうはいっても、頻繁に使うファイルやフォルダがある場合は、デスクトップにショートカットアイコンをつくりましょう。 作り方は、ファイルを選んで右クリック［コピー］→貼り付け先を選んで（今回はデスクトップ）右クリック［ショートカットの貼り付け］です。 ショートカットアイコンには、アイコンの左下に矢印がついています。そのファイルやフォルダに瞬時に飛んでくれるという意味でデータそのものではありません。 なので、ショートカットアイコンは不要になったら削除してもOKです 使用頻度が低くなったらデスクトップから削除してしまいましょう。 ということは・・・？ パソコンを購入したときに使用用途のないショートカットアイコンがたくさん出ている場合があります。 いらないものは削除しましょう。 もし、ショートカットボタンではない場合はプログラムそのものの場合があります。その場合削除には注意が必要です。 ちなみにプログラムは[コントロールパネル]→[プログラムの追加と削除]で削除します。 パソコンのデータも家にあるものと同じです。 数年使用しないと判断したファイルは思い切って削除する癖をつけていきましょう。 マイクロソフトのサポートページ 【デスクトップに作りすぎてしまったショートカット アイコンなどを整理する方法】 http://support.microsoft.com/kb/882788/ja Point�A デスクトップの壁紙は色んな写真などで飾りたいところですが、その画像はなるべくサイズの小さいものにしましょう。 マイクロソフトのサポートページ 【デスクトップの壁紙を変更するには】 http://support.microsoft.com/kb/880804/ja　　　 次回は、今回デスクトップから移動させたファイルやフォルダの整理方法をご紹介します。

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